1. Allgemeines

„Tokyo Heartbeats“ bietet Künstler:innen und Kreativschaffenden mit Bezug zu Anime, Manga, Japan und alternativer Fashion die Möglichkeit, ihre selbst erstellten Produkte im Rahmen einer Regalfläche im Ladenlokal (Reinoldistraße 23, 44137 Dortmund) anzubieten.
Diese Teilnahmebedingungen regeln die Nutzung dieser Flächen. Mit Einreichung einer Bewerbung erkennt der/die Mietende diese Bedingungen an. Tokyo Heartbeats besitzt keinerlei Rechte an den Werken der Künstler*innen und fungiert ausschließlich als Verkaufsvermittler.

Das Teilen eines Regals durch mehrere einzelne Künstlerinnen ist nicht gestattet. Künstlerkollektive, die unter einer gemeinsamen Marke auftreten, sind jedoch willkommen, sofern alle Produkte einheitlich unter dieser Marke präsentiert werden und nicht nach einzelnen Schaffenden getrennt sind. Eine Untervermietung des Platzes an andere Künstler*innen ist nicht erlaubt.

2. Mietmodell & Laufzeit

• Vermietet wird eine einzelne Regalfläche innerhalb eines Billy-Regals (6 Fächer pro Regal) oder Klappregal (3 Fächer pro Regal)
• Die Preise der Regalflächen variieren je nach Lage im Regal (z. B. Augenhöhe = höherer Preis).
  Die aktuelle Preisübersicht ist auf der Website einsehbar. Die Mietdauer beträgt mindestens 4 Wochen, maximal 12 Wochen.
• Es besteht kein Anspruch auf Verlängerung oder erneute Anmietung.

3. Teilnahme & Bewerbung

Die Bewerbung erfolgt über ein Online-Formular, das folgende Angaben enthält:

• Künstler:innenname und kurze Beschreibung
• Übersicht der angebotenen Artikel
• Portfolio-Link oder Social Media
• (Grobes) Übersichtsbild der Produkte
• Wunschposition im Regal + eine Alternativfläche
• Mietlänge / Mietdauer
• Persönlicher Aufbau der Produkte oder zusendung per Post

Nach Sichtung der Bewerbung erfolgt bei Annahme oder Ablehnung eine schriftliche Benachrichtigung per E-Mail. Ab Erhalt dieser Zu- oder Absage hat der/die Künstler*in 2 Tage Zeit, diese zu bestätigen oder zu stornieren. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Rückmeldung, wird eine Rechnung ausgestellt.

Die Rechnung ist innerhalb von 7 Tagen ab Rechnungsdatum zu begleichen. Nach Ablauf dieser Frist wird eine Mahnung versendet. Bei wiederholtem Ausbleiben der Zahlung wird der/die Künstler*in für zukünftige Vermietungen gesperrt.

4. Nutzungsbedingungen der Regalfläche

• Die gemietete Fläche darf frei dekoriert und gestaltet werden.
• Die Fläche ist sauber zu halten und darf nicht über den zugewiesenen Bereich hinaus genutzt werden.
• Einmal pro Woche dürfen neue Artikel nachgelegt werden (vor Ort oder postalisch).

5. Zulässige Artikel

Erlaubt sind ausschließlich:

• Selbst erstellte Werke wie z. B. Prints, Sticker, Accessoires, Fanmerch, Modeartikel etc.
• Themenbezug: Anime, Manga, Japan, Alt-Fashion oder vergleichbar mit „Artist Alley“-Inhalten
• Nicht gestattet sind:
• Artikel mit erotischen Inhalten / 18+ Inhalte
  (z. B. explicit Doujinshi, Pinups mit sexualisiertem Kontext, NSFW-Sticker etc.)
• Produkte, die mithilfe von KI / AI erstellt wurden und nicht selbst gezeichnet oder entworfen wurden
• Handelsware, Wiederverkauf, Großhändlerartikel oder eingekaufte Neuware
• Inhalte, die gegen geltendes Recht oder Urheberrecht verstoßen

Tokyo Heartbeats behält sich vor, Artikel ohne Begründung abzulehnen oder aus dem Verkauf zu nehmen.

6. Artikelkennzeichnung & Abwicklung

Alle Artikel müssen:

• Eigene Preisetiketten tragen
• Mit einem Barcode versehen sein (eine Anleitung wird zur Verfügung gestellt)
• In einer vorgegebenen Excel-Tabelle gelistet werden (zur Kassenintegration)
• Verpackung & Kennzeichnung müssen den deutschen Vorschriften (Verpackungsgesetz) entsprechen.
  Die Verantwortung liegt bei dem/der Mietenden.

7. Lieferung & Nachbestückung

Artikel können:

• Vor Ort während der Öffnungszeiten übergeben werden oder
• Per Paket an das Ladenlokal gesendet werden:

  Adresse: Tokyo Heartbeats, Reinoldistraße 23, 44137 Dortmund

Wöchentliche Nachbestückung ist möglich – alle neuen Artikel müssen jedoch ebenfalls den Kennzeichnungsrichtlinien (Preis, Barcode, Liste) entsprechen.

8. Haftung & Rückgabe

Die Regalfläche ist Teil eines öffentlich zugänglichen Ladengeschäfts. Tokyo Heartbeats übernimmt keine Haftung für Verlust oder Beschädigung der Artikel, außer bei nachweislicher grober Fahrlässigkeit.

Nicht verkaufte Artikel müssen nach Ende der Mietzeit innerhalb von 14 Tagen abgeholt oder auf Wunsch zurückgesendet werden (Versandkosten trägt der/die Mietende).

9. Auswahl & Zuteilung

Es besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Regalfläche oder auf Teilnahme.

Die Auswahl der Künstler:innen sowie die Zuteilung der Flächen erfolgen nach Ermessen von Tokyo Heartbeats unter Berücksichtigung von Mietzeit, Flächenverfügbarkeit und Wartelisten. Es gibt kein „First come, first serve.“

10. Auszahlung & Abrechnung

Auszahlung & Abrechnung

Tokyo Heartbeats verkauft die angebotenen Produkte im eigenen Namen und auf eigene Rechnung an Endkund:innen. Die im Verkaufspreis enthaltene gesetzliche Umsatzsteuer wird von Tokyo Heartbeats erhoben und ordnungsgemäß an das zuständige Finanzamt abgeführt.

Die Abrechnung gegenüber den Künstler:innen erfolgt auf Basis der tatsächlich erzielten Verkäufe. Künstler:innen erhalten den jeweiligen Nettoverkaufserlös nach Abzug der gesetzlichen Umsatzsteuer sowie ggf. anfallender Zahlungsdienstleistergebühren.

Die Abrechnung wird zu Beginn des Folgemonats bereitgestellt. Die Auszahlung erfolgt nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung des/der Künstler:in:

• Kleinunternehmer:innen gemäß § 19 UStG stellen eine Rechnung ohne Ausweis von Umsatzsteuer unter Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung.

• Regelbesteuerte Künstler:innen stellen eine Rechnung zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer kann von Tokyo Heartbeats als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Die Künstler:innen sind selbst für die Versteuerung ihrer Einnahmen (z. B. Einkommensteuer) verantwortlich. Eine doppelte Besteuerung der Umsätze findet nicht statt.

Abzüge zur gesetzlichen Mwst

• Opening-Phase:
  In der Opening-Phase erhalten alle aktuell bestätigten Künstler:innen 100 % des Verkaufspreises (brutto) ausgezahlt.
  Die anfallende Mehrwertsteuer wird in diesem Zeitraum vollständig von Tokyo Heartbeats übernommen.

• Regelbetrieb:
  Ab dem regulären Betrieb (Alle neuen Bewerber ab dem 18.01.2026) erfolgt die Auszahlung in Höhe von 100 % des Netto-Verkaufspreises. Die Mehrwertsteuer verbleibt bei Tokyo Heartbeats zur Abführung an das Finanzamt.

Die Verkaufspreise im Laden bleiben dabei unverändert – es ändert sich ausschließlich die interne Abrechnung.

Die Auszahlung stellt keine Gehalts- oder Lohnzahlung dar, sondern eine selbständige Einnahme, die von den Künstler:innen im Rahmen der eigenen steuerlichen Erklärung (z. B. EÜR) zu berücksichtigen ist.

Von den Erlösen können ggf. Gebühren für im Laden genutzte Zahlungsmittel (z. B. Kartenzahlung) anteilig abgezogen werden. Diese werden transparent in der Abrechnung ausgewiesen.